La teoría general de sistemas

La palabra “sistema” tiene un uso sumamente difundido y variado. Por ejemplo, se usan con frecuencia expresiones como “sistema de computación”, “sistema de información”, “sistema político”, “sistema económico”, “sistema ecológico” y muchas otras, más o menos similares.
Por lo tanto, resulta conveniente precisar con claridad el concepto general de “sistema”, desvinculado de la finalidad de procesar o suministrar información y de cualquier otro propósito relacionado o no con ella. Vale decir que, antes de considerar los sistemas de información, será muy útil desarrollar una serie de ideas esenciales y concretas asociadas con el concepto general de “sistema”.
La teoría general de sistemas se ha desarrollado en el siglo XX. Hasta avanzado este siglo, la ciencia moderna había sido dominada por el enfoque analítico, es decir, por la reducción de problemas complejos a sus componentes aislables más pequeños. Este enfoque suministró las relaciones causales que los científicos buscaban. Sin embargo, cuando se trataba de fenómenos complejos, el todo resultaba ser más que la simple suma de las propiedades de las partes tomadas
por separado. Se comprobó que el comportamiento de los sistemas complejos (y, en realidad, todos lo son) debe explicarse no sólo en función de sus componentes, sino también en función de todo el conjunto de relaciones existentes entre ellos. Esto constituyó un cambio de metodología.
Ludwig von Bertalanffy formalizó y propició esta metodología en el decenio de 1920, mediante la formulación de su Teoría General de los Sistemas a comienzos del decenio de 1930, pero su trabajo principal sobre este tema fue publicado en 1950 e impulsó el desarrollo ulterior. Las nociones que se exponen en este apartado se basan en dicha teoría y son aplicables, por lo tanto, a cualquier sistema.


Concepto de sistema

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados de modo tal que producen como resultado algo superior y distinto a la simple agregación de los elementos.
De acuerdo con esta definición, en todo sistema existen los siguientes componentes: elementos, relaciones y objetivo.
Los elementos o partes que conforman un sistema pueden ser humanos o mecánicos, tangibles o intangibles, estáticos o dinámicos.
Las relaciones entre los elementos son las que hacen que todo sistema sea complejo. La importancia de las relaciones, tanto en el análisis y el diseño como en el comportamiento del sistema, es fundamental. Se considera que los elementos no relacionados no forman parte del sistema.Se pueden observar diferentes tipos de relaciones:
- Relaciones simbióticas: alto grado de interdependencia entre los elementos del sistema, que no pueden funcionar aisladamente. Esto se advierte con frecuencia en el ámbito de las organizaciones, la relación entre el departamento de comercialización y el de producción puede ser considerada como simbiótica.
- Relaciones sinérgicas: asociación de varios órganos para la producción de un trabajo. La acción conjunta de los elementos de un sistema genera un resultado total mayor que la suma de los resultados considerados independientemente. El logro de un resultado superior y distinto a la simple agregación de los elementos constituye lo que se llama “efecto sinérgico”. Si a un sistema se le saca (o se le agrega) una parte, no puede esperarse que siga funcionando igual; pero, a raíz de la sinergia, ni siquiera puede esperarse que funcione “igual, menos (o más) la proporción de esa parte”. Un claro ejemplo, en este sentido, es el de la combinación de dos medicamentos, cuyo resultado, al ingerirlos, puede ser muy distinto a la simple suma de sus efectos separados. El trabajo en equipo, la acción cooperativa de dos o más individuos, produce un efecto sinérgico en las organizaciones.
- Relaciones superfluas: están destinadas a aportar un elemento de regulación al funcionamiento del sistema. Son las relaciones denominadas "de control" y suponen la existencia de normas que permiten verificar el cumplimiento del objetivo
Muchos gerentes, por ejemplo, obtienen resultados exitosos donde otros fracasaron, a pesar de que emplean a las mismas personas y cuentan con los mismos recursos. Lo que estos gerentes han hecho es utilizar de otra manera los mismos elementos, asignándoles distintos roles y modificando sus interrelaciones. En una palabra, han cambiado el diseño del sistema.
En cuanto al objetivo, puede afirmarse que constituye la razón de ser de un sistema. El comportamiento teleológico, es decir, dirigido a la búsqueda de un objetivo, de un resultado, de una meta o de un estado de equilibrio, constituye una característica presente en todos los sistemas. El objetivo define al sistema; nada puede hacerse respecto a un sistema (estudiarlo, rediseñarlo, evaluarlo, operarlo, dirigirlo, etc.) si no se conoce su objetivo.

Ambiente: La definición de un sistema implica la definición del ambiente. Este concepto se encuentra vinculado al límite. Para Katz y Kahn (Psicología social de las organizaciones, México, 1981), éste está constituido por las líneas que determinan la actividad del sistema y permiten decidir qué entra y qué sale de él. En general se considera límite a la zona donde el intercambio de energía es más bajo que en el resto del sistema; el ambiente hace referencia a todas aquellas variables externas al sistema, sobre las que este no tiene control. Schoderbek (Sistemas administrativos, Buenos Aires, 1984) establece dos condiciones para caracterizar el ambiente:
1) que esté constituido por variables no controlables por la organización
2) que los factores que lo constituyen sean relevantes para la organización

Perspectiva de sistema cerrado: Un sistema es cerrado cuando no incorpora recursos del ambiente. Autores como Fayol, Weber, Gulick y Urwick han enfocado los problemas de las organizaciones como una perspectiva de sistema cerrado.

Perspectiva de sistema abierto: Las transacciones entre las organizaciones y su ambiente, el continuo intercambio de energía a través de las fronteras permeables hace que deban ser entendidas como sistemas abiertos. El ambiente no sólo es la fuente de entrada de las organizaciones, sino también el destinatario final de sus productos. Katz y Kahn analizan características que permiten entender a las organizaciones como sistemas abiertos:
  • Importación de energía: los sistemas abiertos incorporan, a través de límites permeables, entradas o insumos de su ambiente que pueden ser materiales, energía o información, y que constituyen el motor que suministra el arranque necesario para que el sistema funcione.
- Una entrada en serie es el resultado de un sistema anterior relacionado con el sistema focal. El sistema presupuestario, la estimación de las ventas genera la entrada de información necesaria para la confección del presupuesto de producción.
- Una entrada aleatoria es el resultado de otro sistema que tiene una determinada probabilidad de ingresar al sistema focal.
- Las entradas de retroalimentación representan las salidas del sistema focal que se reincorporan a él. Proporcionan al sistema señales de su funcionamiento en su relación con el ambiente, lo que permite identificar la existencia de desvíos que deben ser corregidos para mantener un estado estable. El resultado de una investigación de mercado sobre la aceptación o no de un producto implicará el ajuste de los procesos del sistema. Las organizaciones deben ingresar elementos del ambiente continuamente.

  • Proceso: es el conjunto de operaciones que se desarrollan dentro del sistema sobre las entradas. Así por ejemplo, los sistemas sociales realizan diferentes procesos, como la transformación de materiales en productos terminados, la capacitación de su personal, la determinación de las necesidades del consumidor, etc. Una empresa productiva aplica tecnología y fuerza de trabajo a determinados insumos para obtener un producto terminado: si fuera una clínica, aplica el conocimiento de los profesionales médicos y paramédicos, su experiencia en técnicas de curación para que un paciente recupere su salud o para mejorar su calidad de vida.

  • Salidas: son el resultado de la transformación de los insumos en productos finales. Schoderbek menciona tres tipos de salidas:
- las que son consumidas directamente por otro sistema, como los productos de una empresa industrial que se venden a los clientes.
- las consumidas por el mismo sistema en el siguiente ciclo de producción, como los subproductos de un departamento que pasan al siguiente eslabón;
- las que no se consumen en el mismo sistema ni en otro, y que constituyen residuos volcados al ambiente. Existe una preocupación creciente por tratar de reducir salidas de este tipo que puedan afectar de manera negativa el contexto en el cual se desempeñan las organizaciones.

Modelo de sistema

Todo sistema se puede definir por sus entradas, su proceso y sus salidas, y responde, por lo tanto, al modelo cuyo esquema es el que se muestra en la siguiente figura:

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Esquema del modelo de sistema


Se dice que un sistema está perfectamente definido cuando se conoce el proceso de transformación de las entradas en salidas. Cuando no se conoce dicho proceso, se dice que se trata de una caja negra. El recurso de considerar caja negra al proceso de numerosos sistemas resulta imprescindible para operar con la realidad en la que cada uno se desenvuelve. Para el gerente general de una gran empresa, por ejemplo, los departamentos de la organización son cajas negras, ya que le resultaría impracticable (además de innecesario y costoso) conocer el modo en que cada uno de ellos desarrolla sus operaciones. Le basta conocer las entradas (insumos de mano de obra, recursos financieros, materiales, etc.) y las salidas (resultados económicos, unidades producidas o vendidas, información proporcionada, etc.). Al operar en un sistema, por lo tanto, la preocupación por determinar la estructura de un elemento se detiene en cierto punto; a partir de ahí, el elemento comienza a considerarse como una caja negra de la que se conocen las transformaciones de las entradas en salidas, pero no su funcionamiento interno, es decir, su proceso de transformación.

Límite de un sistema

¿Cómo determinar el límite de un sistema? ¿Qué es lo que queda comprendido en él y lo que pertenece a su metasistema o ambiente?

El límite de un sistema es una línea ideal que encierra elementos (subsistemas) entre los que existe mayor intercambio de energía que a través de la línea. La definición del límite es subjetiva y arbitraria, y no constituye estrictamente una restricción, sino más bien un recurso o herramienta metodológica. En efecto, el límite determina un marco dentro del cual los elementos y las relaciones son apropiadamente explicados y manejados. Todo lo que queda fuera del límite y se
relaciona con el sistema constituye su ambiente. Por otra parte, todo elemento que se encuentra fuera del sistema y no se relaciona con él, no forma parte del ambiente (ni, obviamente, del sistema). A los fines de cualquier estudio, se definen sistemas que son subconjuntos o “recortes” del universo, de modo tal que resulten aptos para el análisis o la manipulación, que sea posible abarcarlos mentalmente, y que puedan ser adecuadamente representados.
Todos los intercambios de energía que se producen entre un elemento del sistema y un elemento del ambiente son menores que los que se producen dentro del sistema.

El enfoque de sistemas

El enfoque de sistemas implica tener un concepto del “todo” mientras se analizan sus partes, tal como cuando se arma un “rompecabezas”. Es una forma de pensar integrada, aun cuando se deba analizar parte por parte. Permite comprender mejor la naturaleza de los problemas y disminuir la dificultad del análisis.
Puesto que todos los sistemas son complejos y los seres humanos tenemos racionalidad limitada para manejarlos, no es posible hacer un análisis completo de un sistema; por ello, se aborda parte por parte. Pero se cometería un grave error si ese análisis de las partes se realizara olvidando que ellas están interrelacionadas y conforman un todo, al que tanto las partes como sus relaciones proporcionan una particular estructura.

Perspectiva situacional o contigente

Esta perspectiva de análisis supera el enfoque sistémico que supone que el sistema no sólo interactúa con el ambiente sino que lo influye y es influido por él. Este enfoque conocido como Teoría de la Contingencia establece que no existe el diseño óptimo sino que éste será el que mejor se ajuste a cada contingencia en particular. Mintzberg (La estructuración de las organizaciones, Barcelona, 1984) explica que en el diseño de una organización debe tenerse en cuenta el ajuste de los parámetros a los factores situacionales, y que en cuanto esto se hace, la organización selecciona la forma estructural que más se corresponde con su situación. La Teoría de la Contingencia destaca que las características de la organización son variables dependientes del ambiente y de la tecnología. Diferentes estudios indican cómo el ambiente evoluciona de lo simple y previsible a lo incierto y complejo, y cómo esos diferentes tipos de ambiente afectan a la organización y la forma de administrarla.

Forma de articular tareas, flujo de información y decisiones

La visión jerárquica: El pensamiento tradicional propone una distribución estratificada de funciones porque concibe a la organización como una jerarquización vertical donde se diferencian niveles de decisión y de ejecución.

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Tipos de SI

Drucker (La gerencia. Tareas, responsabilidades y prácticas. Buenos Aires. 2000) distingue cuatro características que identifican la naturaleza de las decisiones empresarias:
  • Sentido de futuro: cuanto más lejos en el tiempo una decisión compromete a la organización, más estratégica será. Las decisiones tácticas tienen un horizonte temporal más limitado.
  • Influencia: el grado de influencia que una decisión ejerce sobre funciones, áreas o la totalidad de la empresa determina el carácter estratégico. Cuantas más áreas o funciones afecte, más arriba en la pirámide estará la decisión. Las decisiones tácticas, por lo general, se circunscriben a un área o departamento.
  • Factores cualitativos: Las decisiones que requieren consideraciones de valor como principios básicos de conducta, creencias sociales y políticas son de orden superior respecto de aquellas en las que predominan factores cuantitativos característicos de las decisiones tácticas.
  • Recurrencia: esta pretende identificar a las decisiones recurrentes como operativas, ya que pueden formar parte de un procedimiento o regla. Las decisiones infrecuentes deben meditarse detenidamente.

Los conceptos de táctico y estratégico no son absolutos, sino que podemos hablar de decisiones más o menos estratégicas que otras. Si bien algunas son claramente estratégicas, como la definición del mercado o producto, en otros casos la clasificación no resulta tan sencilla. El contexto es el que aporta dicha característica.

Niveles:
  • Nivel político: asegura que la actividad de la organización se desarrolle dentro de los límites de aceptación del ambiente y se mantengan las condiciones de supervivencia y crecimiento. Su actividad se concreta en la definición de políticas y el desarrollo de planes estratégicos.
  • Nivel administrativo: adopta decisiones tácticas sobre distribución y asignación de recursos,control de las operaciones y diseño de las medidas correctivas.Le corresponde comunicar al nivel político y operativo.
  • Nivel operativo: es el responsable de la ejecución de las actividades de producción de bienes y servicios a los clientes y usuarios


Raúl H. Saroka, Sistemas de información en la era digital, Fundación OSDE, 2002. Extracto